Indah Latifa, Maisara Naila [AM] | DETaK
Darussalam – Salah satu kebijakan perpustakaan Universitas Syiah Kuala (USK) selama masa pandemi yakni inovasi pembuatan kartu bebas pustaka secara online. Program ini sudah dijalankan sejak awal pandemi Covid-19 merebak di Aceh. Namun, bagi sebagian mahasiswa pembuatan kartu bebas pustaka online ini masih kurang diketahui.
Charlis Siana Rosita, Kepala Bidang Pelayanan Perpustakaan USK dalam wawancara singkat bersama tim DETaK di ruang referensi perpustakaan USK pada Kamis, 18 November 2021 menegaskan bahwa pelayanan kartu bebas pustaka untuk sekarang ini akan lebih berfokus secara online saja sebagaimana yang sudah dijalakankan mulai pandemi hingga sekarang.
“Sekarang kita memang fokus kepada yang online aja. Jadi kan kalau online itu kan lebih memudahkan mahasiswa juga ya, artinya dia tanpa harus ke perpustakaan asalkan dia benar cara melakukan yang sesuai dengan ETD-nya itu nggak ada masalah dia di rumah aja dia sudah dapat bebas pustaka,” jelasnya.
Charlis juga mengungkapkan rencana untuk ke depannya pihak pustaka akan terus menerapkan pelayanan kartu bebas pustaka secara online. Namun, apabila terdapat kendala teknis maka mahasiswa dapat mendatangi perpustakaan untuk mendapatkan bantuan secara offline.
“Jadi efektifnya memang kita akan melakukan seterusnya untuk dilakukan online. Ya secara online, kecuali nanti memang ada hal-hal yang teknis yang perlu ditanyakan, misalnya nanti ada nanti jika memang nanti dia meng-upload ETD itu bermasalah. Kemudian ada sesuatu nanti mungkin ada yang kurang pada saat kita periksa karya tulis ilmiah yang di-upload di ETD, kemudian kita balas lewat email dia nggak paham maksudnya dia boleh datang ke perpustakaan,” ujarnya.
Ia juga berpendapat dengan sistem online ini akan menghindari komplain secara face to face yang dikhawatirkan dapat menyinggung dan menyebabkan kesalahpahaman.
“Nah tadi kalau misalnya tatap muka kan datang lagi ke perpustakaan mereka, sekarang kita menghindari komplain ya, artinya face to face tu kita hindari. Karna kan kalau dengan mesin kan nggak komplain, tapi kalau dengan manusia nanti ada sedikit ngomong tinggi sikit udah mulai emosi dah marah-marah gitu kan. Jadi kita untuk menghindari komplain juga pertemuan face to face.”
Saat ditanyai mengenai kendala yang dihadapi selama pembuatan kartu bebas pustaka online ini, Charlis menjelaskan bahwa tidak ada kendala dari pihak perpustakaan, melainkan dari mahasiswa yang kurang paham dan tidak menggunakan email pribadi saat proses pengiriman berkas pembuatan kartu bebas pustaka online.
“Kendala dari kita, kita nggak ada masalah ya, cuman dari mahasiswa sendiri. Nanti tadi ada masalah-masalah yang perlu kita sampaikan nggak bisa langsung, lewat email. Nah tadi, ada yang lewat email kita beritahukan, dia nggak paham maksudnya, jadi berhari-hari. Jadi kita kirim lagi, dia upload lagi yang salah lagi, kita kirim lagi emailnya ke dia. Jadi nggak selesai dalam satu hari,” tuturnya.
Ia mengharapkan adanya komitmen bersama dengan sistem online seperti ini, serta menyarankan untuk menggunakan email pribadi saat proses pengiriman berkas.
“Nah juga kendalanya misalnya pada saat mereka kirim ke email, bukan email sendiri, tapi email abangnya, email adeknya, kemudian email rental. Nah pada saat kita kirim bebas pustaka ke dia, dia nggak terima, dia komplain. Nah kita cek ternyata ke email ini. Email siapa, email rental. Nah itu dia jadi masalah. Artinya di kita juga menjadi problem dan problem bagi mahasiswa sendiri. Makanya harus komitmen kalau kita berlakukan online harus kirim lewat email sendiri gitu. Kita tinggal forward kan atau replay kembali kan, nah kita nggak tau tu email siapa,” lanjutnya.
Untuk sistematisnya, langkah awal mahasiswa harus login terlebih dahulu di aplikasi Electronic Theses and Dissertation (ETD), lalu mengupload bukti, dan mengisi form yang terbagi tiga yaitu full teks, partial, dan tunda. Saat pengisian ini juga menyertai nama dan tanda tangan dari dosen pembimbing. Dan jika bukti dan berkas-berkas lainnya telah dilengkapi maka surat bebas pustaka akan diproses.
Charlis juga mengingatkan bahwa sistem sekarang sudah berbeda dari sebelumnya. Jika ada mahasiswa yang bermasalah dengan pengembalian atau penendaan buku, maka mahasiswa tersebut tidak akan bisa melakukan proses login.
“Nah untuk aplikasi sekarang kan udah beda dengan yang lama, jadi kalau masih ada tertunda buku dia nggak bisa login. Maaf anda masih ada pinjaman ataupun denda buku di perpustakaan, nggak bisa login. Kalau dulu bisa, cuma kita cek di kita, cek ulang, ini baru nggak bisa kita buat bebas pustakanya. Sekarang dari awal udah ketauan, mahasiswa nggak bisa login, begitu login langsung tertulis bahwa ada denda buku ataupun memang masih ada buku di perpustakaan yang belum selesai,” pungkasnya.
Sebagai informasi, jika ada mahasiswa yang bermasalah bisa mengunjungi bagian sirkulasi di lantai 1 perpustakaan yang merupakan bagian dari ETD. Namun, untuk permasalahan seperti denda buku dapat mengunjungi sirkukasi di lantai 2. Dan untuk informasi tambahan mahasiswa dapat mengakses portal UILIS lalu memilih menu ETD. []
Editor: Della Novia Sandra
